Onze school moet , net als scholen en andere organisaties voldoen aan de vereisten van de Algemene Wet Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe privacywet die 25 mei 2018 van kracht wordt. Bij deze stellen we u ervan op de hoogte dat de privacyverklaring van onze school is aangepast aan de AVG.
Op De Vrije School Den Haag gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacyreglement (zie onderstaand document) van onze school. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Magister. Deze programma’s zijn beveiligd en de toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school.
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, worden deze, na verloop van de wettelijke bewaartermijn (in de meeste gevallen: twee jaar) verwijderd.
Voor het gebruik van foto’s en ( video)-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van uw rechten en of het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht de administratie van onze school.
Wat is een cookie? Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.
Google Analytics Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.
De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.”
In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van jouw browser.”
Omgang met beeldmateriaal
Wij gaan zorgvuldig om met deze foto’s en video’s. We plaatsen bij foto’s en video’s geen namen van leerlingen.
Daarnaast zijn wij vanuit de wetgeving verplicht om uw toestemming te vragen voor het gebruik van beeldmateriaal van uw zoon/dochter als hij/zij jonger is dan 16 jaar. Leerlingen van 16 jaar en ouder moeten zelf toestemming geven.
Vanaf schooljaar 2018-2019 vragen wij via het inschrijfformulier van iedere leerling toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal. Ouders en leerlingen ingeschreven vóór 2018-2019 vragen wij aan het begin van het schooljaar 2018-2019 om toestemming via een digitaal formulier. Deze is geldig gedurende de gehele schooltijd.
U mag natuurlijk altijd de door u gegeven toestemming intrekken. Ook mag u op een later moment alsnog toestemming geven. Zonder toestemming zal er geen beeldmateriaal van uw zoon/dochter gebruikt en gedeeld worden.
Het is goed om het geven van toestemming samen met uw zoon/dochter te bespreken. Als u uw keuze thuis bespreekt, dan weten ze zelf waarom het gebruik van foto’s en video’s wel of niet mag.
Uw toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat door ons of in onze opdracht wordt gemaakt. Het kan voorkomen dat andere ouders foto’s maken tijdens schoolactiviteiten. De school heeft daar geen invloed op, maar wij vertrouwen erop dat deze ouders ook terughoudend zijn met het plaatsen en delen van beeldmateriaal op internet.
School Video Interactie Begeleiding (SVIB)
De school maakt bij het begeleiden van leerkrachten gebruik van School Video Interactie Begeleiding (SVIB) en hanteert daarbij onderstaand protocol.
Bij het gebruik van SVIB als begeleidingsmethodiek moet de te begeleiden leraar altijd instemmen.
Ouders worden op de hoogte gebracht dat er video opnamen in de klas gemaakt worden.
Leerlingen van ouders die bezwaar maken worden niet gefilmd.
De video opnamen worden alleen met toestemming van de leraar met anderen besproken of getoond.
De leraar laat geen video-opnamen van klassen zien aan de leerlingen, ouders of derden zonder overleg met de SVIB-er en de directie.
Bij eventueel gebruik van de video opnamen buiten de school is instemming nodig van de directie, de leraar en de ouders van de leerlingen, die in beeld zijn.
Bij gebruik of tonen van video-opnamen van een individuele leerling moet, ook de betreffende leerling, instemmen.
Na beëindiging van de begeleiding met SVIB vindt altijd een schriftelijke evaluatie plaats met de betrokkenen. De leraar maakt een verslag van zijn ontwikkeling en de begeleider maakt een verslag van de vraagstelling, de doelstelling en de handelingsadviezen. Het evaluatieverslag over de leraar gaat in het personeelsdossier.
De video-opnamen zijn vertrouwelijk. Na beëindiging van de SVIB en na de eindevaluatie worden de video-opnamen gewist.
Privacy en het leerlingendossier
Privacy FAQ ‘S
Wat staat er in het (digitale) leerlingendossier? In het leerlingendossier staan alle persoonlijke gegevens van elke leerling. Het gaat om contactgegevens, informatie over schoolresultaten, medische testen, enz. De school mag deze informatie niet zomaar gebruiken, want ook hier is de privacywet van toepassing. Lees hier wat mag en hoe.
Wanneer mag de school iets bijhouden?
Allereerst mag informatie worden bijgehouden wanneer de wet dit toelaat. Het gaat dan bijvoorbeeld over administratieve & begeleidende gegevens (adres om contact te kunnen nemen, register om leerplicht te controleren, specifieke behoeften van het kind bv. bij dyslexie …).
Als er geen wettelijke basis is, mag de school alleen gegevens bijhouden indien ze hiervoor toestemming heeft gekregen. Aangezien de leerling meestal minderjarig is, zal deze toestemming moeten worden gegeven door de ouders. Als de ouders geen toestemming geven, mag die informatie niet worden opgeslagen. Zo kan de school wel vragen of de leerling ooit drugs heeft gebruikt, maar de leerling (of de ouders) hoeven daar niet op te antwoorden.
Verder moet de informatie ook steeds een doel hebben. Een telefoonnummer van de ouders zal bijvoorbeeld nuttig zijn als er iets gebeurt met de leerling, maar de seksuele geaardheid van de leerling heeft voor de school geen enkel belang.
Wat mag de school doen met dit dossier?
Allereerst mag de school het dossier gebruiken om de leerling te ondersteunen. Dit zijn de zogenaamde onderwijs- en opvoedingsopdrachten van de school. In het kader daarvan mag de school het dossier ook doorgeven binnen de school, bijvoorbeeld als een leerling van studierichting verandert.
Het doorgeven van gegevens naar een andere school is dan weer minder evident.
Hoe lang mag de school de leerlingengegevens bewaren?
Een school moet het werk van het centraal examen en de rekentoets bewaren tot minimaal 6 maanden na de uitslag. Dit geldt ook voor de bijbehorende cijferlijst. De wettelijke bewaartermijn voor overige leerlingengegevens is twee jaar. Sommige gegevens moeten langer bewaard worden, maar in principe worden de leerlingengegevens twee jaar, nadat de leerling de school heeft verlaten, gewist.
Hoe kan het leerlingendossier worden gecontroleerd?
Ouders hebben recht op inzage in de gegevens die de school bewaart over hun kind. Deze rechten gaan op de leerling over zodra deze 16 jaar is. Onder het inzagerecht vallen alle persoonsgegevens die door de school worden verwerkt. Bijvoorbeeld gegevens die worden verzameld, vastgelegd, geordend, bewaard, gebruikt of vastgelegd.
Kopie
Ouders hebben naast inzage ook recht op een kopie van het gehele dossier. De school moet dit dus geven als de ouder daarom vraagt. Een kopie kan digitaal of op papier worden verstrekt. Het niet verschaffen van een kopie is in strijd met de AVG.
Correctie en aanvulling
Ouders hebben het recht om het leerlingendossier te laten corrigeren. Aantoonbaar onjuiste informatie moet de school bij bewijs daarvan aanpassen, verbeteren of verwijderen. Bent u het als ouder niet eens met wat de school in het dossier vermeldt, maar kunt u niet bewijzen dat het niet waar is? Dan heeft u altijd de mogelijkheid om uw zienswijze te laten toevoegen. U schrijft uw mening en visie op papier en dit wordt dan aan het dossier toegevoegd.
Gegevens wissen
In sommige situaties moet de school gegevens wissen als de ouder daarom vraagt. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende gegevens:
• Gegevens die niet meer nodig zijn. Het bewaren van de gegevens heeft geen doel meer. Bijvoorbeeld de uitkomst van een verlopen IQ-test of het betalen van de ouderbijdrage van een voorgaand schooljaar. Gegevens die de school nodig heeft voor de begeleiding van uw kind of voor de Onderwijsinspectie mogen niet worden verwijderd. • U heeft toestemming ingetrokken. U heeft bijvoorbeeld toestemming gegeven om foto’s van uw kind op facebook te plaatsen, maar wilt dat niet meer. Dan moet de school de foto’s verwijderen.
Kan ik als ouder bezwaar maken tegen verwerking van bepaalde gegevens?
Dat kan. De school moet dan een nieuwe afweging maken tussen de privacybelangen van uw kind en de belangen van de school. In de tussentijd mogen geen gegevens worden verwerkt. Dit geldt niet voor gegevens die de school volgens de wet moet verwerken.